Communicatie rond uitdiensttreding van een werknemer - GBA bevestigt haar eerder standpunt

In een beslissing van 17 februari 2023 bevestigde de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) haar eerder standpunt dat het een werkgever toegelaten is om de werknemers te informeren over het vertrek van een werknemer. De werkgever dient zich echter te beperken tot hetgeen strikt noodzakelijk is. In deze zaak had de werkgever eveneens meegedeeld wie de initiatief nemende partij was, alsook dat de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang een einde had genomen. Dit werd als te verregaand beschouwd.  De werkgever kreeg een termijn opgelegd om deze vermeldingen op het intranet te verwijderen en een waarschuwing om dergelijke informatie in de toekomst niet langer te communiceren aan het personeel.

Feiten

De beslissing kadert in een geschil tussen een werknemer en zijn ex-werkgever, een openbare instelling. De werkgever publiceerde een bericht op het intranet, waarin werd meegedeeld dat de arbeidsovereenkomst van de werknemer met onmiddellijke ingang en op initiatief van de werkgever werd beëindigd.

Binnen de betrokken onderneming was het met name standaard dat personeelsveranderingen werden gepubliceerd op het intranet. Telkens werd er dan naast de datum van indiensttreding of uitdiensttreding van de werknemer ook vermeld op wiens initiatief de arbeidsovereenkomst werd beëindigd.

De werknemer verweet de werkgever dat deze communicatie liet uitschijnen dat de arbeidsovereenkomst werd beëindigd omwille van een ernstige tekortkoming in hoofde van de werknemer, en was derhalve van oordeel dat de werkgever hierdoor een inbreuk op de gegevensbeschermingswetgeving had begaan.

Beoordeling door de GBA: rechtmatigheid en minimale gegevensverwerking

Volgens de GBA dient er bij de beoordeling van deze zaak een onderscheid te worden gemaakt tussen de aankondiging van de uitdiensttreding van een werknemer as such en de bijkomende vermeldingen i.v.m. de initiatief nemende partij en het onmiddellijk karakter van de uitdiensttreding.

Rechtmatigheid

De GBA gaat vooreerst na of de publicatie op het intranet van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst van de werknemer mét de vermelding van de initiatief nemende partij en de onmiddellijke aard van de beëindiging, noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang (gezien het om een overheidsinstelling ging) dan wel voor de uitvoering van een overeenkomst.

De GBA stelt, met verwijzing naar rechtspraak van het Hof van Justitie, dat deze vermeldingen niet noodzakelijk zijn voor de vervulling van een taak van algemeen belang; de loutere vermelding van het einde van de arbeidsovereenkomst alsook de datum waarop de arbeidsovereenkomst een einde had genomen, volstond. Opmerkelijk is dat de GBA meent dat deze vermeldingen dienen te worden beschouwd als gevoelige persoonsgegevens, aangezien deze vermeldingen met een hoge graad van waarschijnlijkheid zouden laten uitschijnen dat de werkgever de arbeidsovereenkomst heeft beëindigd omwille van een ernstige tekortkoming in hoofde van de werknemer.

Bij de beoordeling of de aankondiging van de personeelswijzigingen op het intranet noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, herhaalt de GBA dat deze publicatie kadert in het einde van de arbeidsrelatie tussen de werkgever en de werknemer. Verwijzend naar haar eerdere beslissing 63/2021 van 19 mei 2022, stelt zij dat het in het kader van het personeelsbeleid inderdaad gepast is om de werknemers te informeren van personeelswijzigingen. De loutere aankondiging van personeelswijzigingen kan derhalve als noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst worden beschouwd.

Over de vermeldingen op wiens initiatief de arbeidsovereenkomst werd beëindigd en dat de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang een einde nam, is de GBA daarentegen een andere mening toegedaan: de werkgever kan niet inroepen dat deze vermeldingen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.

Aangezien er dus geen geldige rechtsgrond voorhanden is, besluit de GBA dat de werkgever een inbreuk heeft begaan op het vlak van de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens.

Minimale gegevensverwerking

Daarenboven oordeelde de GBA dat bij de communicatie omtrent het vertrek van een werknemer ook het principe van minimale gegevensverwerking dient te worden gerespecteerd. De informatie die wordt gegeven aan de werknemers moet beperkt zijn tot hetgeen strikt noodzakelijk is om een passend personeelsbeleid te voeren.

De loutere aankondiging van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst van een werknemer wordt aanvaard door de GBA. De vermeldingen op wiens initiatief de arbeidsovereenkomst werd beëindigd en dat de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang een einde nam, zijn volgens de GBA echter niet strikt noodzakelijk om de werknemers te informeren over de wijzigingen in het personeelsbestand, waardoor de werkgever een inbreuk heeft begaan op het beginsel van minimale gegevensverwerking.

Sanctie van de GBA: bevel tot verwijdering en waarschuwing

De GBA legde aan de werkgever de verplichting op om de vermeldingen op wiens initiatief de arbeidsovereenkomst werd beëindigd en dat de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang een einde nam, op het intranet te verwijderen en formuleerde een waarschuwing om niet langer op het intranet dergelijke informatie te delen.

Actiepunt

Rekening houdend met deze recente beslissingen van de Geschillenkamer dient elke communicatie rond de beëindiging van de arbeidsovereenkomst van een werknemer beperkt te worden tot hetgeen strikt noodzakelijk is. Daarbij moet informatie omtrent de initiatief nemende partij, de wijze van beëindiging van de arbeidsrelatie (al dan niet met onmiddellijke ingang) en andere details met betrekking tot omstandigheden van de beëindiging van de arbeidsovereenkomst, achterwege worden gelaten in de communicatie aan de werknemers. Dit vormt aldus een bijkomend punt waarmee rekening dient te worden gehouden bij de uitdiensttreding van werknemers.