Dans une décision datée du 17 février 2023, la Chambre Contentieuse de l'Autorité de protection des données (APD) a confirmé sa position antérieure selon laquelle un employeur a le droit d’informer les travailleurs du départ d'un travailleur. Toutefois, l'employeur doit se limiter à ce qui est strictement nécessaire. Dans cette affaire, l'employeur avait également communiqué la partie qui était à l’initiative de la rupture et que le contrat d’emploi prenait fin avec effet immédiat. L'employeur a reçu un délai pour supprimer ces mentions sur l'intranet et de ne plus communiquer de telles informations aux employés dans le futur.

Faits

La décision s'inscrit dans le cadre d'un litige entre un travailleur et son ancien employeur, une institution publique. L'employeur avait publié une annonce sur l'intranet, dans laquelle il était indiqué que le contrat de travail du travailleur avait été rompu avec effet immédiat et à l'initiative de l'employeur.

Dans l’entreprise en question, il était en effet courant que des changements de personnel soient publiés sur l'intranet. À chaque fois, en plus de la date d'entrée en service ou de fin de service du travailleur, il était également indiqué à l'initiative de qui le contrat de travail avait été rompu. L’APD examine si le même résultat pouvait être obtenu d’une autre manière.

Le travailleur reproche à l'employeur que cette communication a donné l'impression que le contrat de travail avait été rompu en raison d’une faute grave par l’employé et considère que l'employeur a ainsi commis une violation de la législation sur la protection des données.

Décision de l’APD : licéité et minimisation des données

L'APD qu’il convient de faire, dans le cadre de l'examen de ce cas, une distinction entre l'annonce de la sortie de service d'un travailleur en tant que telle, et les mentions additionnelles concernant la partie initiatrice et le caractère immédiat de la sortie de service.

Licéité

L'APD vérifie tout d'abord si la publication sur l'intranet de la rupture du contrat de travail du travailleur, avec la mention de la partie initiatrice et de son caractère immédiat, est nécessaire à l'accomplissement d'une mission d'intérêt public (étant donné qu'il s'agissait d'une institution publique) ou nécessaire à l'exécution d'un contrat.

L'APD constate, en renvoyant à la jurisprudence de la Cour de justice, que ces mentions n'étaient pas nécessaires à l'exécution d'une mission d'intérêt public et que la simple mention de la fin du contrat de travail ainsi que de la date à partir de laquelle le contrat de travail avait pris fin était suffisante. Il convient de noter que l’APD estime que ces mentions doivent être considérées comme des données à caractère personnel sensibles, étant donné que ces mentions feraient apparaître avec un degré de probabilité élevé que l'employeur a mis fin au contrat de travail en raison d'une faute grave dans le chef du travailleur.

Pour déterminer si l'annonce des changements de personnel sur l'intranet est nécessaire à l'exécution d'un contrat, l’APD rappelle que cette publication s'inscrit dans le cadre de la fin de la relation de travail entre l'employeur et le travailleur. Se référant à sa précédente décision 63/2021 du 19 mai 2022, elle affirme qu'il est en effet approprié dans le cadre de la politique du personnel d'informer les travailleurs des changements de personnel. C’est pourquoi, la simple annonce de changements de personnel peut être considérée comme nécessaire à l'exécution du contrat de travail.

En revanche, la position de l’APD est différente en ce qui concerne les mentions relatives à la partie à l'initiative de la rupture du contrat de travail et à son caractère immédiat. L'employeur ne peut donc pas prétendre que ces mentions sont nécessaires à l'exécution du contrat de travail.

Étant donné qu'il n'y a donc pas de base légale valide, l’APD conclut que l'employeur a ainsi commis une violation sur le plan de la licéité du traitement des données à caractère personnel.

Minimisation des données

En outre, l’APD a jugé que la communication relative au départ d'un travailleur doit également respecter le principe de minimisation des données. Les informations données aux travailleurs doivent être limitées à ce qui est strictement nécessaire à la poursuite d'une politique du personnel appropriée.

La simple annonce de la rupture du contrat de travail d'un travailleur est acceptée par l’APD. Cependant, les mentions relatives à la partie à l’initiative de la rupture du contrat de travail et l’effet immédiat de la rupture du contrat d’emploi ne sont pas strictement nécessaires, selon l'APD, pour informer les travailleurs des changements de personnel, ce qui signifie que l'employeur a violé le principe de minimisation des données.

Sanction de l’APD : ordre de suppression et avertissement

L'APD a imposé à l'employeur de supprimer les mentions relatives à la partie à l’initiative de de la rupture du contrat de travail et le fait que le contrat a pris fin avec effet immédiat et a formulé un avertissement de ne plus partager de telles informations sur l'intranet dans le futur.

Point d'action

Compte tenu de ces récentes décisions de la Chambre Contentieuse, toute communication relative à la rupture du contrat de travail d'un travailleur doit être limitée à ce qui est effectivement nécessaire. Les mentions relatives à la partie initiatrice, au caractère immédiat de la rupture du contrat et à d'autres détails concernant les circonstances de la rupture du contrat de travail doivent donc être proscrites de la communication aux travailleurs. Il s'agit donc d'un point supplémentaire à prendre en compte lors de la sortie de service de travailleurs.